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Herausfischen von Informationen aus einer Vielzahl von E-Mails, darunter Adressänderungen, Urlaubsanträge, Krankmeldungen – wohl ein Klassiker in Personalabteilungen ohne digitale Selbstverwaltungslösungen. Es könnte doch so einfach sein! Wie genau Mitarbeitende diese und weitere Prozesse durch den Einsatz von Employee Self Service selbst in die Hand nehmen können, ohne lange auf Antworten warten zu müssen, stellen wir in diesem Blogartikel dar.
Definition Employee Self Service
Der englische Begriff Employee Self Service (ESS) bedeutet übersetzt „Mitarbeiter-Selbstbedienung“ bzw. „Mitarbeiter-Selbstverwaltung“. Darunter ist die Nutzung von Software oder webbasierter Anwendungsprogramme zu verstehen, um personalbezogene Abläufe und Prozesse durch Eigenregie der Mitarbeitenden auszuführen.
Wieso die Einführung von Employee Self Service sinnvoll ist
Personaler:innen kämpfen tagtäglich um gute Mitarbeitende. Dabei geht es darum, sowohl aktuelle Mitarbeitende zu halten und an das Unternehmen zu binden, als auch neue, talentierte Personen für das Unternehmen zu gewinnen. Dabei erschweren der Fachkräftemangel und der Arbeitnehmermarkt diese Aufgabe enorm. Was hinzukommt: Auch in der Personalabteilung fehlen Mitarbeitende. Dies führt dazu, dass der Workload der Personaler:innen steigt und ein Vielfaches an Aufgaben in immer kürzerer Zeit zu bewältigen ist. Umso wichtiger, hier anzusetzen und dem Zeitmangel und der daraus oft resultierenden höheren Fehleranfälligkeit durch Employee Self Service Möglichkeiten entgegenzuwirken. So können überarbeiteten Personaler:innen insbesondere administrative Aufgaben abgenommen und den Mitarbeitenden schnellere Prozesse ermöglicht werden.
Wie profitieren Personaler:innen vom Employee Self Service?
Wie bereits geschildert, erleichtert die Einführung des Employee Self Service den Arbeitsalltag der Personaler:innen. Die fünf wesentlichen Vorteile sind folgende:
- Prozessbeschleunigung: Arbeits- und Kommunikationswege werden deutlich verkürzt, da alle Beteiligten direkten Zugriff erhalten und Rückfragen/Änderungen in kurzer Zeit vornehmen können. Die Abschaffung der Medienbrüche führt also zu einem schnelleren Prozessdurchlauf.
- Entlastung und mehr Zeit für strategische Aufgaben: Der Wegfall einiger Prozessschritte entlastet die Personalabteilung von monotonen Aufgaben und ermöglicht so Zeit für wichtige strategische Themen.
- Verringerung der Fehlerquote: Durch die Reduzierung von Prozessschritten sinkt die Fehlerquote bei der Bearbeitung.
- Verbesserung der Datenqualität und Transparenz: Da Mitarbeitende jederzeit Zugriff auf die Stammdaten haben, können Eintragungen, Änderungen und Aktualisierungen von beispielsweise Adresse, Telefonnummer, aber auch An-/Abwesenheitserfassungen vorgenommen werden. Dies führt zu aktuellen Datensätzen und einer höheren Transparenz im Unternehmen.
- Reduzierung von Druckkosten und Senkung des Papierverbrauchs: Ausgewählte Prozesse finden nur noch digital und nicht mehr auf Papierbasis statt, wodurch die Druckkosten reduziert werden und der Papierverbrauch weitestgehend eingestellt wird.
Weniger Aufwand und mehr Nachhaltigkeit durch digitale HR-Prozesse
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Welchen Mehrwert bietet die Einführung von Employee Self Service für den Mitarbeitenden?
Neben den Vorteilen für die Personalabteilung profitiert vor allem auch der Mitarbeitende durch die Selbstverwaltung. Denn die aktive Integration in HR-Prozesse schafft viele Vorteile. Beispielsweise die verstärkte Autonomie, da der Mitarbeitende durch den zeit- und ortsunabhängigen Zugriff die Möglichkeit hat, die Funktionen des Employee Self Service zu nutzen. Dies vereinfacht insbesondere den Alltag für Mitarbeitende, die Remote arbeiten oder keinen festen Arbeitsplatz besitzen (sog. Non-Desk Workers). Denn die Prozesse können unabhängig von der Personalabteilung, im besten Fall bequem über das Privathandy, angestoßen werden. Mitarbeitende sind dadurch flexibler und können kurzfristig agieren. Die kürzeren Kommunikationswege ermöglichen reibungslose Prozesse. Dies führt wiederum dazu, dass Prozesse schneller durchlaufen, da sich die Bearbeitungszeit verkürzt, was zur erhöhten Mitarbeiterzufriedenheit führt.
Beispiele Employee Self Service
Die Einsatzmöglichkeiten von Employee Self Service Funktionen sind vielfältig. Denn Personaldaten aktualisieren ist längst nicht alles. Folgende Funktionen zählen unter anderem zum Employee Self Service, welche von den Mitarbeitenden direkt genutzt werden können:
Personenbezogene Funktionen:
- Anträge (z.B. Urlaubsantrag, Elternzeitantrag)
- Abwesenheitserfassung (z.B. Krankmeldungen)
- Einsicht der Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Schadensmeldung
- Stammdatenänderung (z.B. Anschrift, Telefonnummer)
- Zeiterfassung
- Informationen (z.B. Urlaubsstände, Zeitnachweis, Entgeldbelege)
- Genehmigungen (z.B. Dienstreisen)
Unternehmensweite Funktionen:
- Umfragen
- Feedback
- Beurteilungen
- Telefonbuch
Standortbezogene Funktionen:
- Buchung Poolfahrzeuge
- Raumreservierungen
- Autowäsche/LKW-Wäsche
Welche Software für Employee Self Services genutzt wird, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Sollen wirklich alle Funktionen möglich sein? Werden bestimmte Funktionen überhaupt von der Belegschaft benötigt? Was ergibt wirklich Sinn für Mitarbeitende und das Unternehmen? Erst, wenn diese Fragen beantwortet sind, kann die Suche nach der geeigneten Software losgehen. Dabei ist zwischen HR-Software zu unterscheiden, die alle möglichen Features des Employee Self Services (spezielle ESS-Software) ermöglicht und zwischen HR-Software, die sich auf einige Prozesse spezialisiert.
Die d.velop Mitarbeiter-App stellt eine Lösung dar, mit dessen Hilfe HR-Prozesse wie Urlaubsanträge und Krankmeldungen automatisiert per App angestoßen werden können. Die mobile Lösung ermöglicht jederzeit und von überall einen einfachen und schnellen Zugang zu wesentlichen Workflows. Durch die Integration der digitalen Gehaltszustellung über die d.velop postbox, ist die Zustellung und das Abrufen der Gehaltsabrechnung jederzeit möglich. Aber auch Belege und andere Dokumente können hier abgelegt werden.
Tipps zur Einführung von ESS
Darauf solltest Du achten!
Neben den Vorteilen gibt es auch beim Employee Self Service einige Herausforderungen, die zu bewältigen sind. Beispielsweise ist die Sicherheit der Daten ein wesentlicher Aspekt, der bei der Einführung eines Employee Self Services eine besonders hohe Bedeutung hat. Die DSGVO ist daher ein Must-Have im Employee Self Service. Außerdem: Zu gutem Projektmanagement und einer erfolgreichen Einführung eines ESS gehört auch eine ausgiebige Kostenkalkulation. Neben den Anschaffungskosten sind zudem Schulungsmaßnahmen, Sicherheitsüberprüfungen usw. notwendig.
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Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Einführung von Employee Self Services sowohl für die HR-Abteilung als auch für die Mitarbeitenden einen enormen Nutzen haben. Es erleichtert in vielerlei Hinsicht den Arbeitsalltag und führt zu flüssigen internen Prozessen. Welche Prozesse digitalisiert werden und welche Software dafür genutzt werden soll, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Eins ist klar: Wer den Schritt gemacht hat, möchte sicherlich nicht wieder zurück.
